12. Tips om niet te vergeten
In de praktijk komen we een viertal zaken tegen die niet zozeer nieuw zijn per 1 januari 2010, maar wel regelmatig niet goed gaan of over het hoofd worden gezien:
30%-Regeling
Werknemers die u aantrekt vanuit het buitenland maken vaak extra kosten voor bijvoorbeeld reis en verblijf. Als zij beschikken over specifieke deskundigheid die op de Nederlandse arbeidsmarkt niet of schaars aanwezig is, dan kan het zijn dat zij in aanmerking komen voor de 30%-regeling. Als de Belastingdienst uw verzoek inwilligt kunt
u, zonder nader bewijs, maximaal 30% van het loon verstrekken als vrije vergoeding voor (zogenoemde) extraterritoriale kosten. U hoeft voor dergelijke kosten dan geen declaraties meer te bewaren. De vergoeding bedraagt 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking inclusief de vergoeding, ofwel 30/70 van het loon voor de loonheffingen.
Werknemers die u aantrekt vanuit het buitenland maken vaak extra kosten voor bijvoorbeeld reis en verblijf. Als zij beschikken over specifieke deskundigheid die op de Nederlandse arbeidsmarkt niet of schaars aanwezig is, dan kan het zijn dat zij in aanmerking komen voor de 30%-regeling. Als de Belastingdienst uw verzoek inwilligt kunt
u, zonder nader bewijs, maximaal 30% van het loon verstrekken als vrije vergoeding voor (zogenoemde) extraterritoriale kosten. U hoeft voor dergelijke kosten dan geen declaraties meer te bewaren. De vergoeding bedraagt 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking inclusief de vergoeding, ofwel 30/70 van het loon voor de loonheffingen.
Deze regeling kan eveneens worden aangevraagd ten behoeve van werknemers die worden uitgezonden naar het buitenland óf werknemers die binnen het concern tijdelijk worden aangesteld vanuit het buitenland in Nederland.
| LET OP! Voor de toepassing van de 30%-regeling gelden strikte voorwaarden. Indien u overweegt een buitenlandse werknemer aan te nemen of uit te zenden, informeert u dan bij één van onze adviseurs naar de mogelijkheden. |
Indien u personeel in dienst neemt, dan is de identificatie een belangrijke eerste stap. De Belastingdienst controleert scherp of u dit tijdig en zorgvuldig heeft gedaan, met een geldig legitimatiebewijs (géén rijbewijs!). Bewaart u de volgende gegevens van uw medewerkers goed in uw administratie:
-
Naam en Voorletters;
-
Geboortedatum;
-
BSN (voorheen Sofi-nummer genoemd);
-
Adres;
-
Postcode en woonplaats;
-
Woonland en regio (indien buiten Nederland);
-
Originele verklaring van de medewerker of u als werkgever de loonheffingskorting mag toepassen.
Deze gegevens (gewoonlijk vermeld op één formulier) moeten zijn voorzien van een datum én geldige handtekening van uw medewerker. U mag deze gegevens tegenwoordig vormvrij bewaren, dat wil zeggen dat u niet verplicht bent om de standaard verklaring loonheffingen (voorheen loonbelastingverklaring) te gebruiken.
Buitenlandse werknemers
Naast het vaststellen van de identiteit van buitenlandse medewerkers, is het tegenwoordig van belang dat u ook de nationaliteit controleert. Hoewel de arbeidsmarkt steeds toegankelijker is voor werknemers uit andere landen mogen nog lang niet alle werknemers uit de EU-landen zonder meer in Nederland werken. Controleert u daarom bij de volgende werknemers goed of zij daadwerkelijk in Nederland mogen werken:
Naast het vaststellen van de identiteit van buitenlandse medewerkers, is het tegenwoordig van belang dat u ook de nationaliteit controleert. Hoewel de arbeidsmarkt steeds toegankelijker is voor werknemers uit andere landen mogen nog lang niet alle werknemers uit de EU-landen zonder meer in Nederland werken. Controleert u daarom bij de volgende werknemers goed of zij daadwerkelijk in Nederland mogen werken:
-
Werknemers uit een van de landen die sinds 1 mei 2004 of later tot de EU behoren.
-
Werknemers van buiten de EER en Zwitserland.
Gerichte eerstedagsmelding-verplichting
In sommige sectoren acht de Belastingdienst het risico op fraude en illegale tewerkstelling (zwart werken) groot. De Belastingdienst kan aan individuele werkgevers een verplichting opleggen voor een gerichte eerstedagsmelding voor zijn werknemers. Dit houdt in dat u vóórdat uw medewerker in dienst komt, u een elektronische melding heeft gedaan bij de Belastingdienst.
In sommige sectoren acht de Belastingdienst het risico op fraude en illegale tewerkstelling (zwart werken) groot. De Belastingdienst kan aan individuele werkgevers een verplichting opleggen voor een gerichte eerstedagsmelding voor zijn werknemers. Dit houdt in dat u vóórdat uw medewerker in dienst komt, u een elektronische melding heeft gedaan bij de Belastingdienst.
| LET OP! Voldoet u niet aan bovenstaande verplichtingen, dan legt de Belastingdienst het zogenaamde anoniementarief op: u moet uw medewerker dan tegen het hoogste loonbelastingtarief van 52% verlonen, zonder dat u rekening mag houden met franchises, loonheffingskortingen en het maximumpremieloon. |
Sinds 2007 is de nieuwe Pensioenwet van kracht, voorheen Pensioen- en Spaarfondsenwet. Deze wet heeft als doel pensioentoezeggingen veilig te stellen. De wet stelt strenge eisen aan pensioenfondsen, zoals een uniforme en duidelijke informatievoorziening, maar legt ook een extra zorgplicht bij werkgevers.
Zorgplicht
Heeft u een pensioenregeling voor uw medewerkers, dan bent u op grond van de nieuwe Pensioenwet verplicht om de pensioenpremies tijdig te voldoen. Bij achterstallige betalingen meldt het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar de betalingsachterstand rechtstreeks aan uw medewerkers. Indien u besluit af te zien van de mogelijkheid uw medewerkers een pensioenregeling aan te bieden, bent u verplicht uw medewerker regelmatig schriftelijk op de hoogte te stellen van dat besluit.
| TIP! Overleg een afstandsverklaring aan uw medewerkers en laat deze ‘voor gezien’ ondertekenen. Bij het afzien van partnerpensioen is het raadzaam dat u jaarlijks uw medewerker én diens partner hiervan schriftelijk op de hoogte stelt. Zo kunt u te allen tijde aantonen dat u heeft voldaan aan (dit gedeelte van) uw zorgtaak. |
De ‘loon over’-methode, de door de Belastingdienst geaccepteerde wijze waarop loon in de salarisadministratie met terugwerkende kracht aan verstreken loontijdvakken mag worden toegerekend, wordt ook in 2010 toegestaan. Medio 2006 bleek dat er verschillen bestaan tussen de wijze waarop de Belastingdienst en werkgevers loonelementen met terugwerkende kracht verwerken. De Belastingdienst heeft nog steeds geen bevredigende oplossing kunnen vinden om deze verschillen op te heffen, zonder aanzienlijke lastenverzwaring voor u als werkgever. Bij 'loon-over' mag u, zolang de toestemming wordt verleend, nabetalingen verwerken in het aangiftetijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft.
