4. Vrije vergoedingen en verstrekkingen
Vanaf 2011 komt er een nieuwe werkkostenregeling. Tot die tijd kunt u maar beter zorgen dat u voldoet aan de voorwaarden voor een vaste onbelaste kostenvergoeding. De Belastingdienst beschikt namelijk sinds begin 2009 bij looncontroles over meer mogelijkheden om naheffingsaanslagen op te leggen, bovendien zijn de controles verscherpt. Waar moet u ook alweer aan denken?
Onbelaste kostenvergoeding: vóóraf specificeren en vaststellen!
U mag alleen een onbelaste kostenvergoeding over een verstreken jaar aan de werknemer betalen, als u al in dat afgelopen jaar de vergoeding ook heeft toegezegd. De vergoeding moet uiterlijk bij aanvang van de dienstbetrekking gespecificeerd zijn naar:
-
de aard van de kosten
-
de veronderstelde omvang van de kosten.
Aan de hand van een steekproefsgewijs onderzoek moet u bovendien regelmatig nagaan of de vaste vergoeding overeenkomt met de daadwerkelijk gemaakte kosten. U kunt nu niet meer volstaan met het uitvoeren van een steekproef achteraf ter onderbouwing van de vaste vergoeding. Voor een vaste vergoeding die op basis van een CAO wordt uitbetaald, geldt deze procedure ook.
OV Chipkaart
Indien uw werknemer voor zakelijke reizen of woon-werkverkeer gebruik maakt van een OV-Chipkaart mag u ook deze reiskosten onbelast vergoeden. Bij normale reiskosten levert uw werknemer dan de originele vervoerbewijzen bij u in. Goedgekeurd is dat een overzicht van de transacties met de OV-Chipkaart van het vervoerbedrijf ook volstaan.
Indien uw werknemer voor zakelijke reizen of woon-werkverkeer gebruik maakt van een OV-Chipkaart mag u ook deze reiskosten onbelast vergoeden. Bij normale reiskosten levert uw werknemer dan de originele vervoerbewijzen bij u in. Goedgekeurd is dat een overzicht van de transacties met de OV-Chipkaart van het vervoerbedrijf ook volstaan.
Werkkostenregeling vanaf 2011
Met de werkkostenregeling kan, zoals het er nu naar uitziet, maximaal 1,4% van de fiscale loonsom van uw werknemers gezamenlijk worden vrijgesteld van loonheffing. Dit betekent dat u tot 2013 de tijd heeft om u te beraden over een eventueel te vernieuwen arbeidsvoorwaardenbeleid. De staatssecretaris heeft namelijk al aangekondigd een tweetal overgangsjaren toe te staan, waarin u de huidige vergoedingenregeling naast de nieuwe werkkostenregeling mag blijven toepassen.
Met de werkkostenregeling kan, zoals het er nu naar uitziet, maximaal 1,4% van de fiscale loonsom van uw werknemers gezamenlijk worden vrijgesteld van loonheffing. Dit betekent dat u tot 2013 de tijd heeft om u te beraden over een eventueel te vernieuwen arbeidsvoorwaardenbeleid. De staatssecretaris heeft namelijk al aangekondigd een tweetal overgangsjaren toe te staan, waarin u de huidige vergoedingenregeling naast de nieuwe werkkostenregeling mag blijven toepassen.
Momenteel bestaan er in totaal 29 soorten vergoedingen en verstrekkingen, variërend van werkkleding, fiets van de zaak, studiekosten tot personeelsfeesten. Met de nieuwe werkkostenregeling hoeven werkgevers verstrekkingen niet meer per individuele werknemer te berekenen. De werkkostenregeling vindt dan plaats over de totale fiscale loonsom van uw werknemers. Dit beperkt de administratieve lasten van werkgevers. Hoe dit in de praktijk in zijn werk gaat is nog de vraag, want de regeling wordt aangevuld met een aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. In het komende wetgevingsproces zal naar verwachting nog veel veranderen. In de loop van 2010 zal dit verder duidelijk worden.
