Vorm
Alle bescheiden zijn te beschouwen als factuur, ongeacht onder welke benaming zij worden uitgereikt. Bijvoorbeeld rekeningen, nota’s, declaraties, kwitanties of bonnen, die in het economisch verkeer de functie van een factuur hebben. Bij transacties in onroerende zaken maakt de notaris vaak de factuur op. Daarbij kan de notariële akte de factuur zijn. Deze moet dan wel aan de factuurvereisten voldoen. Dit geldt overigens niet voor de notarisafrekening!
Facturen mogen op papier of elektronisch worden uitgereikt. Het zelf printen en verzenden van een factuur kost gemiddeld € 1,76 per factuur. Door digitaal of elektronisch te factureren kunt u veel geld en tijd besparen.
|
LET OP! Elektronische verzending van een factuur is alleen toegestaan als die wordt aanvaard door de afnemer. Als de afnemer zonder commentaar de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elektronische factuur te hebben aanvaard. |
Elektronisch factureren
Naast een aanzienlijke kostenbesparing, heeft elektronisch factureren nog meer voordelen:
-
Het is sneller dan factureren per post.
-
U kunt eenvoudig een herinnering of aanmaning versturen.
-
De facturen zijn overzichtelijk te beheren.
-
Betaling is mogelijk via bijvoorbeeld iDeal.
-
De gegevens kunnen eenvoudig worden aangeleverd bij de Belastingdienst.
-
Klanten kunnen zelf kopiefacturen afdrukken.
-
Klanten kunnen eventueel zelf inloggen voor een factuuroverzicht.
Aan de elektronische uitwisseling van een factuur is wel een aantal voorwaarden verbonden. Zo moet u bij alle facturen de herkomst, echtheid en integriteit van de inhoud kunnen waarborgen en moet de factuur voldoen aan de factuurvereisten. De Belastingdienst heeft de regels in 2009 echter sterk vereenvoudigd. De wijze van opmaken en versturen van de factuurgegevens is nu vorm- en middelvrij. Gebruikelijk is wel dat u de methode vooraf met de Belastingdienst afstemt, maar dit is niet meer verplicht.
Elektronische facturen moeten net als papieren facturen goed worden bewaard. U bent vrij in de wijze waarop u dit doet, mits u de opgeslagen factuurgegevens binnen redelijke termijn aan de Belastingdienst kunt verstrekken.
|
LET OP! Factureert u op elektronische wijze aan buitenlandse ondernemers, of zij aan u? Tot 1 januari 2010 is het niet mogelijk om buitenlandse btw terug te vragen met gebruikmaking van elektronische facturen. Voor teruggaaf van btw zult u tot dat moment nog altijd een factuur op papier moeten verstrekken aan de belastingadministraties van de betreffende EU-landen. |
