Wettelijke vereisten
Btw-identificatienummer
De Belastingdienst heeft u een btw-identificatienummer toegekend. Dit nummer moet bij alle (dus ook binnenlandse) transacties op de factuur worden vermeld.
Bestaat een fiscale eenheid voor de btw uit losse onderdelen, dan krijgen deze een afzonderlijk btw-identificatienummer en vermeldt u het nummer van het onderdeel dat de dienst heeft verricht op de factuur. Dit is het nummer dat zou zijn toegekend als het onderdeel niet tot een fiscale eenheid btw zou hebben behoord en staat vermeld op de beschikking fiscale eenheid btw.
Vanaf 1 januari 2010 worden de regels met betrekking tot de plaats van dienst aangepast. Vanaf 2010 zult u vaker op de factuur ‘btw verlegd’ (reverse charge) moeten vermelden als u diensten verricht aan buitenlandse ondernemers. Als u btw verlegt, moet u ook uw btw-identificatienummer en het btw-identificatienummer van de afnemer op de factuur vermelden.
Het is aan te raden het btw-identificatie-nummer van uw afnemer te verifiëren bij de Belastingdienst en een schriftelijke bevestiging daarvan in uw administratie te bewaren.
Vereenvoudiging factuurvereisten
Voor bepaalde situaties zijn de factuurvereisten vereenvoudigd:
Openbaar vervoer
Vervoert u personen in de vorm van openbaar vervoer of taxivervoer, dan geldt het vervoersbewijs of de nota als factuur. Hierop moet wel minimaal de datum van uitreiking, identificatie van de presterende ondernemer en het te betalen btw-bedrag (of de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden berekend) worden vermeld.
Horeca
In de horeca mag als factuur (onder voorwaarden) de gebruikelijke afrekening gelden. Vermelding van btw is niet nodig, aangezien de btw hier niet voor aftrek in aanmerking komt.
Inruiltransacties tussen ondernemers
Bij inruiltransacties tussen ondernemers is sprake van onderlinge levering van goederen. Dit betekent dat beide ondernemers aan elkaar een factuur zouden moeten uitreiken. Dit kan vereenvoudigd worden door maar één factuur uit te reiken.
|
LET OP! Voor auto’s en motoren moet ook het kentekennummer op de factuur worden vermeld. |
Verzamelfactuur
Een verzamelfactuur mag soms als factuur gelden, ook al voldoet deze niet aan de vereisten. Dat is het geval wanneer het gebruikelijk is te werken met bonnen en vervolgens een wekelijkse of maandelijkse verzamelfactuur uit te reiken. Hieraan worden dan vaak kopieën van de bonnen gehecht. Voorwaarde is dat de verzamelfactuur verwijst naar deze bonnen.
Acceptgiro’s en automatische overschrijvingen
Het gedeelte van de overschrijvingskaart dat de afnemer houdt, mag als factuur gelden. Hetzelfde geldt voor de bank- of giro-afrekening die aan de afnemer is gestuurd. Voorwaarde is dat u in elk geval (op het gedeelte dat de afnemer houdt) de datum van uitreiking, identificatie van u als presterende ondernemer, aard van de verrichte diensten en het te betalen btw-bedrag (of de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden berekend) vermeldt.
Brandstof voor landvoertuigen
Bij de levering van brandstof voor landvoertuigen kan de vermelding van de naam en het adres van de afnemer achterwege blijven, mits die afnemer kan worden geïdentificeerd doordat zijn gegevens door de wijze van betalen traceerbaar zijn.
Gebruik klantnummers
In plaats van de naam en het adres van de afnemer kan op de factuur een klantennummer of dergelijke aanduiding worden vermeld. U dient te beschikken over een lijst met gehanteerde nummers.
Gebruik (product)codenummers
Bij de levering van goederen door groothandelaren mag, in plaats van de vermelding van de aard van de geleverde goederen, een door de inspecteur goedgekeurde codevermelding worden gebruikt.
Er zijn bijzondere regelingen voor exploitanten van elektriciteitsbedrijven, gasbedrijven, waterleidingbedrijven en belastingdeurwaarders. Vraag hiernaar bij uw FoedererDFK-Adviseur.
Tenaamstelling
Het is belangrijk dat de tenaamstelling van een factuur juist is. Anders is het niet mogelijk om de btw op inkoopfacturen terug te vragen. In een aantal situaties hoeft u geen factuur op naam te hebben, bijvoorbeeld bij tankbonnen en treinkaartjes.
|
Factuurvereisten
Uw factuur moet de volgende gegevens bevatten:
|
