Betalingsvoorwaarden, termijnen en regelingen
Aan elke zakelijke transactie moeten de Algemene Voorwaarden ten grondslag liggen. In de Algemene Voorwaarden zijn geregeld:
-
Standaard branchevoorwaarden;
-
Specifieke (branche-)voorwaarden
-
Leveringsvoorwaarden
-
Betalingsvoorwaarden
-
Garantieaspecten
-
Inkoopvoorwaarden
-
Geschillenregeling en overige juridische aspecten
De Algemene Voorwaarden moeten op papier staan en in het bezit zijn van de (potentiële) klant op het moment dat de zakelijke overeenkomst wordt gesloten. Een goed moment om de Algemene Voorwaarden voor te leggen is het tijdstip waarop er over de transactie wordt gesproken of uiterlijk gelijktijdig met het versturen van de offerte. De klant moet voor akkoord tekenen. Dat gebeurt soms niet. Het kan zijn dat hij de voorwaarden te laat ontvangt, niet akkoord gaat met bepaalde aspecten óf zijn eigen Algemene Voorwaarden toepasbaar wenst te verklaren. Het is van groot belang om samen met de klant tot een oplossing te komen alvorens u gaat leveren.
Betalingstermijnen
In het zakelijke verkeer is het niet gebruikelijk om de klant contant te laten betalen. Een betalingstermijn is wel gebruikelijk; meestal dertig dagen. Een ruimere betalingstermijn kan onderdeel vormen van de zakelijke onderhandelingen en vormt dan een commercieel aspect. Daartegen bestaat uiteraard geen enkel bezwaar zolang u het risico goed inschat en bereid bent (extra) risico te nemen. Het gaat niet zozeer om de lengte van de toegestane betalingstermijn dan wel om het nakomen van de betalingsafspraken.
|
LET OP! Bedenk dat de betalingstermijn feitelijk ook een krediettermijn behelst. Zodra er geleverd is en (nog) niet betaald ontstaat er tussen leverancier en afnemer een kredietrelatie. De leverancier mag zich vanaf dat moment schuldeiser noemen en de afnemer is dan debiteur en dus feitelijk de schuldenaar. Hoewel het leverancier en afnemer vrijstaan om langdurige krediettermijnen af te spreken, neemt u bij een dergelijke langdurige krediettermijn eigenlijk wel de plaats in van de bank. Immers, u bent dan niet alleen leverancier van goederen maar ook financier van het door de afnemer te betalen factuurbedrag. |
Betalingsregelingen
Betalingsregelingen zijn regelingen die buiten de normale betalingstermijnen vallen. Het staat de ondernemer natuurlijk vrij om speciale condities met de klant af te spreken, maar bedenk dat elke regeling wél een zeker risico inhoudt. Toch kan een speciale voorwaarde in bepaalde omstandigheden een commercieel belang dienen. En dat betekent dus een positief uitgangspunt. Vervelender is het als er een betalingsregeling moet worden afgesproken omdat na levering blijkt dat de klant niet kán betalen. Dan is er sprake van een negatief uitgangspunt en meer risico. In de praktijk komt dit redelijk vaak voor.
U kunt als leverancier besluiten een strakkere voorwaarde af te spreken, bijvoorbeeld omdat u heeft vastgesteld dat de kredietwaardigheid slecht is of het betalingsgedrag te wensen over laat. Er zijn veel ‘modellen’ denkbaar: Gehele of gedeeltelijke betaling van het factuurbedrag vooraf.
-
Gehele of gedeeltelijke contante betaling op het moment van levering.
-
Gedeeltelijke betaling vooraf (of contant bij levering) en gedeeltelijk achteraf na ontvangst van de factuur.
-
Betaling na ontvangst factuur met een korte betalingstermijn van acht dagen.
-
Bij vaste klanten: niet opnieuw leveren zolang er nog een factuur open staat.
-
Betalingsregeling: gespreide betaling (de ondernemer verleent dan leverancierskrediet).
Als er sprake is van een goedwillende klant met betalingsproblemen, dan hoeft u die klant niet zonder meer te weigeren. In zo’n geval kunt u kiezen voor de betalingsregeling, dus betaling in termijnen. De totale betalingsperiode moet u zo kort mogelijk houden want u gedraagt zich feitelijk als bankier. Als de klant de (geleverde) producten doorgaans over een periode van bijvoorbeeld drie maanden verkoopt, dan mag de betalingsregeling ook niet langer lopen dan drie maanden.
