Debiteurenrisico’s

Om debiteurenrisico’s te beheersen moet u deze eerst in beeld brengen. Iets dat snel kan met behulp van het bedrijfsinformatierapport. Een dergelijk rapport bevat een schat aan gegevens over de klant en zijn bedrijf, inclusief kredietwaardigheid en betalingsgedrag. U kunt vaststellen of de (aanstaande) klant de waarheid over zijn bedrijfsactiviteiten heeft verteld en of hij binnen de gemaakte afspraken aan zijn betalingsverplichtingen voldoet.

 

Zo’n rapport kunt u aanvragen bij een bedrijfsinformatiebureau, bijvoorbeeld Graydon of Intrum Justitia. De kosten hangen af van de hoeveelheid (gewenste) informatie (summier tot zeer uitgebreid) en de snelheid waarmee het rapport geleverd moet worden (direct, binnen 24 uur of binnen enkele dagen). De ondernemer kan zich abonneren op online diensten van kredietinformatiebureaus zodat de informatie op elk moment beschikbaar is. Informatie kan ook telefonisch, schriftelijk of per e-mail worden verstrekt.

 

Debiteurenbeheer buitenland

Mag debiteurenbeheer in Nederland nog relatief overzichtelijk worden genoemd, in het buitenland kan dat anders liggen. Ten eerste kunnen er grote verschillen bestaan in economisch opzicht; zelfs de landen van de Europese Unie staan er economisch gezien soms beter en soms beduidend slechter voor.

 

Ten tweede hangt het betalingsgedrag af van de betalingscultuur. De ervaring leert dat naarmate u zuidelijker gaat, het betalingsgedrag steeds slechter wordt. Kijk naar Italië waar het zelden voorkomt dat een debiteur eerder dan na negentig dagen betaalt.

 

TIP! Als de zakelijke transacties om kleinere bedragen gaan, laat de afnemer dan bij voorkeur vooraf betalen. Dat is wel zo veilig.

 

Non-betaling

Wat moet je doen bij non-betalingen? Een goede eerste maatregel is om zo snel mogelijk na het verstrijken van de betalingstermijn contact op te nemen met de debiteur. Gaat het om een goede vaste klant die voorheen op tijd betaalde, informeer dan eerst eens telefonisch naar de reden van achterstalligheid. Dit werkt meestal goed. Is er tien dagen na het telefonische contact nog steeds niet betaald, dan kan een betalingsherinnering helpen. Is de betaling tien dagen later nóg niet ontvangen, dan zult u een aanmaningsprocedure in gang moeten zetten. Bedenk dat de gehele termijn inmiddels is uitgelopen tot vijftig dagen.

 

Aanmaningen & incasso

Stuur na vijftig dagen de eerste aanmaning en vraag of de debiteur zijn factuur nu binnen tien dagen betaalt. Gebeurt dat niet, dan kunt u met een tweede aanmaning vragen om betaling, nu binnen een week. Vervolgens kan de achterstallige debiteur met een aangetekende brief worden medegedeeld dat, als de factuur nu niet binnen drie dagen betaald is, het dossier zal worden overgedragen aan een incassobureau.

 

Volgt betaling dan nog niet, draag het dossier dan over, inclusief alle bewijsstukken: kopiefacturen, betalingsherinneringen, aanmaningen, bezoek- en gespreksverslagen, kopie van de getekende Algemene Voorwaarden en alle andere relevante correspondentie.

 

ADVIES Doe geen zaken met onbekende incassobureaus. Het incasseren van achterstallige vorderingen is een gevoelige activiteit en dient volgens juridische regels te worden uitgevoerd.

 

Veel ondernemers aarzelen incassomaatregelen te nemen tegen hun achterstallige afnemers. Men vreest dat incassoacties de zakelijke relatie zullen verstoren. Dat is een onjuist uitgangspunt. Bedenk dat er afspraken zijn gemaakt waaraan u als leverancier heeft voldaan. Dan is het logisch dat de afnemer ook zíjn (betalings-)afspraken nakomt. Daarbij moet u bedenken dat een niet-betalende debiteur géén goede klant is maar een schadepost!

 

Strak debiteurenbeleid

Het dringende advies is om er een strak debiteurenbeleid op na te houden. Dat houdt óók in om van tevoren te bepalen welke maatregelen er genomen worden bij non-betaling. U doet er goed aan zich daaraan te houden. Dreig nooit met incassomaatregelen zonder die ook daadwerkelijk toe te passen. U loopt dan de kans niet serieus te worden genomen, met als gevolg dat betalingstermijnen dan nóg langer uitlopen of dat facturen in het geheel niet betaald worden.