3. Kostenregeling werknemers op de schop
De onbelaste kostenvergoedingen en -verstrekkingen gaan vanaf 2011 ingrijpend op de schop als de plannen van het kabinet worden goedgekeurd. Hiermee verdwijnen voor u een groot deel van de administratieve lasten en het huidige risico op een boete als uw administratie niet op orde is. Uw personeelskosten kunnen echter stijgen, bovendien zult u zich in 2010 grondig moeten voorbereiden.
Wat verandert er?
Een groot deel van de huidige onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, zoals de fiets van de zaak en werkkleding, komt te vervallen. Hiervoor in de plaats komt een forfaitaire ‘werkkostenregeling’: als werkgever mag u maximaal 1,5 procent van de totale loonsom als onbelaste werkkost verstrekken. Vergoedt u een hoger percentage, dan bent u over het meerdere eindheffing verschuldigd van 80 procent tenzij u met de werknemer afspreekt dat deze vergoeding of verstrekking tot zijn arbeidsbeloning behoort. Let op: het maakt niet uit of de vergoeding of verstrekking betrekking heeft op zakelijke kosten. Komt u boven de 1,5 procent, dan zijn de vergoedingen of verstrekkingen voor dat deel belast.
Uitzonderingen
Kosten die u toch nog onbelast mag vergoeden of verstrekken zijn die voor:
-
reis- en tijdelijke verblijf;
-
cursus- en studie;
-
werknemers die buiten het woonland werken (extraterritoriale kosten);
-
verhuizing indien veroorzaakt door bedrijfsverplaatsing.
Voorbereidingen in 2010
Als het wetsvoorstel definitief is doet u er goed aan zich tijdig voor te bereiden:
-
Opnieuw de hoogte van de kostenvergoedingen vaststellen (rekening houdend met de werkgeverslasten die voortkomen uit de nieuwe wetgeving).
-
Aanpassingen van arbeidscontracten, declaratiereglementen en personeelsreglementen.
-
Eventueel overleg met werknemers, vakbond en/of ondernemingsraad.
Tot slot: de nieuwe regeling is weliswaar een vereenvoudiging, maar u bent toch nog niet helemaal af van de administratieve lasten. Zo zult u de kostenvergoedingen apart moeten benoemen in de administratie en onderbouwen. Ook zult u moeten (laten) beoordelen wat onder het loon valt en welk bedrag u onbelast kunt vergoeden. Neem tijdig contact op met uw FoedererDFK-Adviseur.
