Werkkostenregeling: nu nog een keuze


Per 1 januari 2011 wordt onder de naam 'werkkostenregeling' het nieuwe regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen van kracht. De werkkostenregeling maakt deel uit van de fiscale vereenvoudigingswet 2010, in populaire termen aangeduid als de “anti-Kafkawet’, waarbij ‘Kafka’ staat voor beklemmende regelzucht. U kunt er in de jaren 2011, 2012 en 2013 voor kiezen of u de werkkostenregeling gaat toepassen of dat u blijft vasthouden aan de bestaande regelgeving. Na evaluatie in 2013 zal de werkkostenregeling in 2014 definitief worden ingevoerd. Alleen een wetswijziging kan de definitieve invoering per 1 januari 2014 nog ongedaan maken.
 
Bij toepassing van de bestaande regelgeving geldt een beperking voor personeelsactiviteiten tot € 454 per werknemer per kalenderjaar. In 2010 was het nog mogelijk uw werknemers ongelimiteerd personeelsvoorzieningen zoals personeelsreizen en -feesten te verstrekken. Dit is met ingang van 2011 niet meer mogelijk.
 
Dit betekent concreet dat u, als u kiest voor toepassing van de werkkostenregeling, kritisch moet kijken naar uw arbeidsvoorwaarden.
 
Vrije ruimte
Het huidige systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen vervalt en u mag zelf vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen als werkkosten (eindheffingsloon). U krijgt een vrije ruimte van 1,4% van de fiscale loonsom (forfait) die u mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen die buiten de belastingheffing blijven.
 
Besteedt u meer dan die 1,4%, dan dient u 80% eindheffing te betalen over het meerdere. U dient uiterlijk op het fiscale genietingsmoment (moment van betalen of verstrekken) te bepalen of het loon wordt aangemerkt als werkkosten. De berekening van het forfait vindt plaats per inhoudingsplichtige. Van belang zijn in dit verband de eerste acht cijfers van het loonheffingennummer. Het is niet mogelijk gebruik te maken van forfaitaire ruimte elders in het concern of te trachten door het aanvragen van een samenhangende groep inhoudingsplichtigen (SGI) de forfaitaire ruimte te optimaliseren.
 
VOORBEELD
Is uw loonsom € 1.500.000 en zijn de verstrekkingen en vergoedingen in uw organisatie lager dan of gelijk aan € 21.000, dan zijn deze vrij. Is de waarde echter hoger dan genoemd bedrag, dan betaalt u 80% over elke euro die daarboven komt.
 
Niet alles wordt meegerekend bij de bepaling van het forfait. Allereerst zal moeten worden vastgesteld of de vergoeding wel in de loonsfeer valt. Zo behoren zogenoemde intermediaire kosten niet tot het loon. Voorbeelden van intermediaire kosten zijn: 
  • Werknemer schiet bepaalde zakelijke kosten voor, zoals bijvoorbeeld een inktcartridge voor op kantoor. 
  • Bij zakelijk diner: de kosten van de gasten. 
  • Brandstof voor auto van de zaak door werknemer afgerekend en teruggevraagd. 
  • Representatiekosten en relatiegeschenken.
 
Is de omvang van het loon duidelijk, dan mogen bepaalde loonbestanddelen nog fiscaal gunstig worden gewaardeerd. Zo blijft een verstrekking van bijvoorbeeld een mobiele telefoon op nihil gewaardeerd als deze ten minste 10% zakelijk wordt gebruikt. Een aantal zaken dient verplicht tot het loon gerekend te worden:
  • Bijtelling auto van de zaak. 
  • Genot dienstwoning. 
  • Geldboeten.
 
Algemeen forfait/vrije ruimte
Wat valt er nu precies onder het forfait? Hieronder staan zaken vermeld die onder het algemeen forfait vallen:
  • aan- of verkoopkosten van woningen bij verhuizingen (geen bedrijfsverplaatsing);
  • achtergestelde vliegververvoerbewijzen door luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven;
  • kerstpakketten en andere kleine geschenken;
  • parkeer-, veer- en tolgelden (niet bij auto van de zaak);
  • bedrijfsfitness elders;
  • contributie personeelsverenigingen;
  • contributie vakbond;
  • niet-verhaalde verkeersboetes;
  • (elektrische) fiets, scooter en dergelijke;
  • huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders;
  • internet thuis en soortgelijke communicatiemiddelen;
  • maaltijden in kantines;
  • personeelsfeesten en dergelijke;
  • persoonlijke verzorging;
  • producten van het eigen bedrijf;
  • reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer die hoger zijn dan € 0,19 per km;
  • rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet bij hypothecaire lening);
  • representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties;
  • voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige of continudiensten;
  • werkkleding die mee naar huis gaat en daar ook gedragen kan worden;
  • werkruimte bij de werknemer thuis.
 
Gebruikelijkheidscriterium
De vrije ruimte zou door één persoon opgebruikt kunnen worden. Dit is ongewenst. Om die reden vindt er een toets plaats aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat er niet in belangrijke mate (meer dan 30%) mag worden afgeweken van hetgeen in overige, overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Het betreft hier een antimisbruikbepaling waarvan de bewijslast bij de Belastingdienst ligt.
 
Individuele loon
Vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte mogen naar keuze ook tot het individuele loon worden gerekend. Er zal dan een brutering moeten plaatsvinden waarbij ook de premies werknemersverzekeringen en de vergoeding Zvw meegerekend moeten worden. In veel gevallen zal dit niet voordeliger zijn.
 
Waardering loon in natura
Loon in natura wordt gewaardeerd tegen de waarde in het economisch verkeer. Hieronder wordt verstaan het factuurbedrag vermeerderd met de btw. Deze regeling geldt ook voor producten uit het eigen bedrijf. De waardering tegen besparingswaarde komt hierdoor te vervallen. ­
 
TIP!
Om de vrije ruimte niet aan te tasten, kunt u ervoor kiezen bepaalde zaken die voorheen vergoed of verstrekt werden, in het vervolg ter beschikking te stellen aan de werknemer. Ter beschikking stellen houdt in dat de werknemer deze zaken bij het einde van het dienstverband aan u terug moet geven. Denk hierbij aan zaken als vakliteratuur, werkkleding, gereedschap en mobiele telefoons.
 
A. Werkkostenregeling: gerichte vrijstellingen, vrijgesteld loon en nihilwaardering
Binnen de werkkostenregeling wordt een aantal vergoedingen en/of verstrekkingen expliciet aangemerkt als gerichte vrijstelling. Deze posten tellen per saldo niet mee en blijven dus belastingvrij. Het gaat dan om echt zakelijke kosten van een werknemer. Denk bijvoorbeeld aan: 
  • reiskostenvergoedingen tot maximaal € 0,19 per km (zowel zakelijk als woon-werkverkeer);
  • vergoeding voor zakelijke verhuiskosten;
  • abonnementen en overige vergoedingen voor reizen met openbaar vervoer;
  • kosten voor bijscholing, cursussen, congressen, training en dergelijke;
  • tijdelijke verblijfkosten;
  • maaltijden bij overwerk, koopavond, dienstreis et cetera;
  • maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk belang;
  • outplacement;
  • extraterritoriale kosten (30%-regeling);
  • procedures tot erkenning verworven competenties (EVC-procedures);
  • verplicht gestelde inschrijving in beroepsregister.
 
Ook kennen we nog vrijgesteld loon. Hieronder vallen vrijgestelde aanspraken, zoals:
  • pensioenaanspraken;
  • periodieke uitkeringen ter vervangen van gederfd of te derven loon;
  • eenmalige uitkeringen bij ontslag;
  • verlof;
  • sociale verzekeringen
en overeenkomstig vrijgestelde uitkeringen zoals:
  • uitkering uit fondsen zoals sociaal fonds;
  • uitkering bij schade aan of verlies van persoonlijke zaken; 
  • uitkering bij overlijden; 
  • diensttijduitkering (na 25 en 40 jaar); 
  • verstrekkingen aan derden (bijvoorbeeld kerstpakket).
 
Daarnaast zijn er vergoedingen en verstrekkingen die eigenlijk wel onder de vrije ruimte vallen, maar deze vrije ruimte niet verkleinen omdat ze op nihil worden gewaardeerd. Het gaat dan om zaken als: 
  • voorzieningen op de werkplek (gebruik vaste computer, kopieerapparaat en vaste telefoon); 
  • arbovoorzieningen; 
  • consumpties op de werkplek (geen maaltijden); 
  • bedrijfsfitness op de werkplek;
  • uniformen en werkkleding mits deze op werkplek achterblijven;
  • telefoons (ook BlackBerry en smartphone mits het zakelijk gebruik meer dan 10% is);
  • laptop, notebook (mits het zakelijk gebruik 90% of meer is);
  • OV-jaarkaart en voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik);
  • vakliteratuur op de werkplek.
 
Alles wat dan overblijft, moet worden gespiegeld aan die 1,4% van de totale fiscale loonsom. Blijft u als werkgever binnen deze vrije ruimte, dan blijft alles belastingvrij. Komt u boven de grens van 1,4%, dan wordt het meerdere belast met 80% eindheffing. U kunt als werkgever ook besluiten een eventueel belastbaar deel te belasten bij de werknemer. Voordeel is dat de loonsom stijgt en de onbelaste vergoedingen binnen de vrije ruimte dalen, omdat er geen sprake meer is van een vergoeding, maar van loon.
 
In de zomer van 2010 hebben werkgevers, koepelorganisaties en belastingadviseurs gereageerd op het concept van de uitvoeringsregeling, met daarin alle details van de werkkostenregeling. Op basis van die respons is een aantal veranderingen doorgevoerd in de uitvoeringsregeling. De wijzigingen hielden het volgende in: 
  1. er is nu één standaardbedrag (€ 2,90) voor een door de werkgever verstrekte maaltijd (in plaats van twee aparte tarieven voor warme en koude maaltijden); 
  2. bedrijfsfitness op de werkplek is nu een onbelaste verstrekking.
 
B. Werkkosten en cafetariaregeling
Door cafetariaregelingen is het mogelijk belast loon om te zetten in een geheel of gedeeltelijk vrijgestelde vergoeding of verstrekking. Dit laatste mag de werknemer zelf bepalen. Vaak is een werknemer als gevolg van toepassing van een cafetariaregeling beter af. De aantrekkelijkheid van een cafetariaregeling ligt vaak in vergoedingen en verstrekkingen waarin een zeker ‘privé’-element zit dat de werkgever normaliter niet voor zijn rekening neemt. Denk daarbij aan zaken als: 
  • fiets van de zaak; 
  • bedrijfsfitness;
  • vakbondscontributie;
  • optimalisatie reiskostenvergoeding.
 
Ook onder de nieuwe regeling is het mogelijk loon uit te ruilen tegen bijvoorbeeld een fiets. Er zijn geen fiscale grenzen meer waar het de fiets betreft. Zo mag een fiets duurder zijn dan de € 749 die voordien gesteld is en hoeft u niet meer te toetsen of de werknemer de fiets voor minstens 50% voor het woon-werkverkeer gebruikt. U moet dan de vergoeding/verstrekking van de fiets als eindheffingsbestanddeel (werkkosten) aanwijzen. De vergoeding/verstrekking komt dan ten laste van de ‘vrije ruimte’ in de werkkostenregeling. Dit is geen probleem zolang er voldoende ‘vrije ruimte’ is. Is dit niet het geval, dan kost het u 80% aan eindheffing over het meerdere. 
 
C. Werkkostenregeling en arbeidsvoorwaarden
 
Werkkostenregeling en arbeidsvoorwaarden
Het is mogelijk dat u als werkgever bepaalde vergoedingen of verstrekkingen met instemming van de OR heeft vastgesteld (geharmoniseerd) of dat de OR instemmingsrecht heeft op basis van een convenant. Als daar sprake van is en u wilt de arbeidsvoorwaarden aanpassen als gevolg van de werkkostenregeling, dan moet u de OR om instemming vragen. Maar ook al heeft de OR ingestemd, een individuele werknemer kan dan nog steeds protest aantekenen. Wel kan de instemming van een OR bij een procedure voor de rechter een indicatie zijn van de redelijkheid van de aanpassing.
 
Collectieve aanpassing van arbeidsvoorwaarden is mogelijk als er een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst is opgenomen. In een dergelijk beding heeft de werkgever de bevoegdheid in de toekomst eenzijdig wijzigingen in de arbeidsovereenkomst aan te brengen. Uit de jurisprudentie blijkt dat het niet gemakkelijk is voor een werkgever om ondanks een eenzijdig wijzigingsbeding arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Zaken waar aandacht aan wordt besteed zijn of er een afbouwregeling is getroffen door de werkgever en de eventuele instemming van een OR.
 
Bent u als werkgever geen eenzijdig wijzigingsbeding overeengekomen, dan vindt er een nog zwaardere toets plaats. Behoud van de arbeidsvoorwaarden moet dan naar redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zijn voor u als werkgever. Dit zal in de praktijk zelden het geval zijn. Kortom: bedenk dat u niet zonder meer in het kader van de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden eenzijdig ten nadele van de werknemer kunt wijzigen.
 
Home "FoedererDFK nieuws 01-2011"