Werkkostenregeling 2011. Direct doen of uitstellen?
Met ingang van 1 januari 2011 wordt de werkkostenregeling ingevoerd. U heeft echter als werkgever nog tot en met 2013 jaarlijks de keuze om de vergoedingen en verstrekkingen onder het huidige systeem te laten vallen of te kiezen voor de werkkostenregeling. Met ingang van 1 januari 2014 vervalt de mogelijkheid om te kiezen en geldt alleen nog de werkkostenregeling. Door de grote verschillen kan de werkkostenregeling flink duurder of juist goedkoper uitpakken.
Breng daarom
nú uw situatie in kaart. Beoordeel wat in uw geval slim is én of verdere maatregelen voor het behalen van voordeel of kostenbesparing nodig zijn. In deze nieuwsbrief zullen wij de hoofdlijnen van de regeling beschrijven en aangeven hoe u zich op de regeling kunt voorbereiden.
Om te bepalen of de keuze voor de werkkosten voor u voordelig is, is door ons een werkkosten scan ontwikkeld. Hiermee kunnen wij voor u inventariseren of de keuze voor werkkostenregeling voor u nu al voordeliger is. Daarnaast kunnen wij inventariseren wat de mogelijke financiële gevolgen zijn van de werkkostenregeling en welke mogelijkheden er voor u openstaan.
-
Forfaitaire waardering (gewijzigd)
-
Overige posten (gewijzigd)
De werkkostenregeling is een nieuwe fiscale behandeling van de huidige 29 vergoedingen en verstrekkingen met elk hun eigen regels. Hierbij moet worden gedacht aan de fiscale regels voor bijvoorbeeld reiskosten, telefoon, maaltijden, bedrijfsfitness, fietsen, kerstpakketten enz. Onder de nieuwe werkkostenregeling worden nagenoeg alle regels afgeschaft en komt hiervoor in de plaats 1 nieuwe regel.
Samengevat houdt de regeling in dat u 1,4% (forfait) van de fiscale loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag geven, dit noemen we de zogenaamde "vrije ruimte". U mag dit totale bedrag zelf onder de werknemers verdelen. Alle vergoedingen en verstrekkingen moeten dus, op een aantal uitdrukkelijk genoemde uitzonderingen na, worden opgeteld. Zijn de vergoedingen en verstrekkingen die u binnen de vrije ruimte verstrekt hoger, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen.
|
VOORBEELD
Is uw fiscale loonsom € 500.000 en zijn de verstrekkingen en vergoedingen binnen uw bedrijf lager dan of gelijk aan € 7.000, dan zijn deze vrij. Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen hoger dan € 7.000, dan betaalt u € 0,80 per euro eindheffing over het meerdere boven de € 7.000. |
|
LET OP!
De hoogte van het forfait staat nog niet definitief vast. Mogelijk wordt dit nog verhoogd naar 1,5%. |
Met de invoering van de werkkostenregeling zal ook het loonbegrip ingrijpend veranderen. De verandering komt er op neer dat alles wat u als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoed in beginsel loon vormt. Dit betekent dat ook de vergoedingen en verstrekkingen die in zijn geheel geen beloningselement vormen of de werknemer geen voordeel opleveren in beginsel tot het loon behoren. Hierop worden een aantal uitzonderingen gemaakt een daarvan zijn de zogenaamde intermediaire kosten. Hieronder dienen te worden verstaan de kosten die de werknemer ten behoeve van de werkgever maakt.
Van intermediaire kosten is sprake bij:
-
Aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren;
-
Kosten die worden gemaakt voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);
-
Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer) bijvoorbeeld relatiegeschenken of diner kosten van een zakelijke relatie.
Naast de hiervoor genoemde kosten zijn er ook een aantal kosten die gericht zijn vrijgesteld (onbelast). Deze worden de "gerichte vrijstellingen" genoemd.
De zogenaamde gerichte vrijstellingen zijn binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen onbelast.
De volgende vergoedingen en/of verstrekkingen vallen onder de gerichte vrijstelling:
-
Abonnementen voor reizen openbaar vervoer;
-
Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer;
-
Reiskosten (€ 0,19 per kilometer);
-
Tijdelijke verblijfskosten (maaltijden (o.a. tijdens overwerk, zakendiners en dienstreizen), en overnachtingen);
-
Cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement;
-
Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures);
-
Opleiding en scholing (kosten van werk- of studeerruimte uitgezonderd);
-
Extra kosten van tijdelijk verblijf elders;
-
Extraterritoriale kosten (kosten wegens het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst);
-
Zakelijke verhuiskosten (overbrengen van de boedel vermeerderd met euro 7.750);
-
Vakliteratuur thuis; (gewijzigd)
-
Vakliteratuur werkplek; (gewijzigd)
-
Contributie vakvereniging. (gewijzigd)
Kenmerkend voor het onbelast verstrekken van de bovengenoemde kosten is dat geen wijziging is beoogd wat betreft de voorwaarden, beperkingen en normeringen. De bestaande praktijk blijft in deze dan ook gehandhaafd inclusief de vastleggingen hieromtrent.
|
LET OP!
Indien de hiervoor genoemde kosten in de vorm van een vaste kostenvergoeding worden gegeven gelden de huidige fiscale regels hetgeen betekend dat de kosten voorafgaande aan de uitbetaling dienen te zijn gespecificeerd naar kostensoort. Indien dit niet het geval is valt de vaste kostenvergoeding in het forfait van 1,4%. |
Tot slot is er nog een categorie kosten die weliswaar onder het forfait van 1,4% vallen, maar op nihil of op een laag bedrag worden gewaardeerd. Dit zijn de zogenaamde werkplek gerelateerde voorzieningen. De waarderingsregels voor de zogenaamde werkplek gerelateerde voorzieningen zullen worden opgenomen in de uitvoeringsregeling Loonbelasting.
Voor de volgende voorzieningen geldt de nihil waardering:
- Arbo voorzieningen;
-
Consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van de maaltijd;
-
Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning;
-
Mobiele telefoons (> 10% zakelijk);
-
Portable computers zoals notebooks en laptops (>90% zakelijk);
-
Werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achter blijft;
-
Voordeelurenkaart;
-
Hypothecaire leningen;
-
Bedrijfsfitness op de werkplek. (gewijzigd)
- Maaltijden in kantine of soortgelijke ruimte
- Huisvesting, niet zijnde inwoning en dienstwoning
- Inwoning
- Kinderopvang
- Ter beschikkinggestelde ov kaart of voordeelurenkaart
-
Rente voordeel personeelslening (niet zijnde hypothecaire lening)
|
LET OP!
De hiervoor genoemde bijzondere waarderingsregels gelden alleen voor verstrekkingen en niet voor vergoedingen. |
De volgende posten blijven geheel buiten de werkkostenregeling deze zijn altijd normaal belastloon
- Dienstwoning (geen eindheffingsloon)
- Personenauto en bestelauto (geen eindheffingsloon)
- Boeten (geen eindheffingsloon)
- Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten (geen eindheffingsloon).
In het algemeen geldt dat vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen niet ongebruikelijk mogen zijn. Om oneigenlijk gebruik van de werkkostenregeling tegen te gaan is de zogenaamde "gebruikelijkheidstoets" ingevoerd. Vergoedingen en verstrekkingen zijn op grond van deze toets alleen "werkkosten" voor zover deze vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is". Een
reiskostenvergoeding aan een werknemer van € 5,00 zal de "gebruikelijkheidstoets" niet doorstaan, hetgeen tot gevolg heeft dat de vergoeding voor het gedeelte dat in belangrijke mate uitgaat boven wat gebruikelijk is, loon is voor de werknemer.
reiskostenvergoeding aan een werknemer van € 5,00 zal de "gebruikelijkheidstoets" niet doorstaan, hetgeen tot gevolg heeft dat de vergoeding voor het gedeelte dat in belangrijke mate uitgaat boven wat gebruikelijk is, loon is voor de werknemer.
Schematische weergave werkkostenregeling
| Totaal van vergoedingen en verstrekkingen per werkgever | …… | |
| Af: Intermediaire kosten | -/- | …… |
| Af: Gerichte vrijstellingen | -/- | …… |
| Af: Nihil of lagere gewaardeerde verstrekkingen | -/- | …… |
| Belastbaar loon (in beginsel) | …… |
In beginsel vormt het bedrag dat resulteert belastbaar loon. U heeft als werkgever echter de keuze om dit geheel of gedeeltelijk niet aan te wijzen als werkkosten. Indien u dit doet wordt dit deel op reguliere wijze belast bij de betreffende werknemer. Indien u het gehele bedrag laat vallen in de vrije ruimte en het bedrag van het forfait (1,4% fiscale loonsom) daardoor overschreven wordt, is het meerdere belast met 80% eindheffing.
| Belastbaar loon (in beginsel) | …… | |
| Af: Niet aangewezen werkkosten | -/- | …… |
| Af: Vrije ruimte (1,4% fiscale loonsom) | -/- | …… |
| Belast tegen 80% eindheffing | …… |
De overgangsregeling houdt in dat u nog gedurende drie jaar elk jaar de keuze heeft om de huidige fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen toe te passen of te kiezen voor de werkkostenregeling. Indien u er voor kiest om de huidige regels toe te passen blijven uw afspraken met de Belastingdienst (bijvoorbeeld over de hoogte van de onbelaste vaste kostenvergoeding) gewoon in stand. Indien u geen actie onderneemt dan zal de overgangsregeling gelden hetgeen betekent dat op u het huidige systeem van toepassing blijft. Kiest u echter voor de werkkostenregeling dan worden alle bestaande afspraken met de Belastingdienst omtrent vergoedingen en verstrekkingen, waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, geacht niet meer te gelden voor de belastingheffing over latere jaren. Dergelijke afspraken zijn immers gemaakt op basis van de op dat moment geldende wet- en regelgeving en passen niet meer in de nieuwe systematiek.
|
LET OP!
De huidige regels gaan per 2011 op één punt veranderen, óók als u deelneemt aan de overgangsregeling. In 2010 is het namelijk mogelijk om uw werknemers ongelimiteerd personeelsvoorzieningen zoals personeelsreizen en feesten te verstrekken. Met ingang van 2011 is dit niet meer mogelijk. Voor zover personeelsfeesten en reizen per werknemer meer kosten dan € 454 per jaar, zijn deze niet meer vrijgesteld, maar belast. |
-
Werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet
Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen zijn niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen en zorgverzekeringswet. Niet voor het gedeelte dat binnen het forfait valt en ook niet voor het meerdere voor zover ze met eindheffing zijn belast.
-
Arbeidsvoorwaarden
Indien gekozen wordt voor de toepassing van de werkkostenregeling zal dit voor veel werkgevers aanleiding geven om het beloningsbeleid en hiermee de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Hierbij moet rekening worden gehouden met het arbeidsrecht. Het is namelijk niet altijd mogelijk om bestaande arbeidsvoorwaarden eenzijdig aan te passen. Hierbij spelen de criteria als ‘verworven rechten" of de aanwezigheid van een eenzijdig wijziging beding een belangrijke rol. Daarnaast is het mogelijk dat er een CAO van toepassing is en bij de arbeidsvoorwaarden rekening moet worden gehouden met de van toepassing zijnde CAO. Ook is het mogelijk dat er overleg moet worden gevoerd met de ondernemingsraad en/of vakbonden.
-
Oud-werknemers en/of pensioengerechtigden (post-actieven)
Om toch ook wat voor post-actieven te doen heeft de wetgever besloten dat de volgende vergoedingen en verstrekkingen aan Post-actieven ook onder het forfait vallen:
- Kortingen bij aanschaf van een product uit het bedrijf van de werkgever of een verbonden vennootschap
van de werkgever;
- Vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever ook aan één of meer actieve werknemers van het
bedrijf versterkt. Bijvoorbeeld het kerstpakket dat werknemers maar ook pensioengerechtigden
ontvangen.
-
Financiële administratie
Om de werkkostenregeling te kunnen toepassen is het van groot belang te weten hoeveel forfaitaire ruimte er op een bepaald moment nog aanwezig is. De vergoedingen en verstrekkingen die in de forfaitaire ruimte vallen zullen daarom apart geadministreerd dienen te worden. Hiertoe moet mogelijk het huidige rekeningschema dat u nu gebruikt binnen de financiële en salarisadministratie, worden uitgebreid.
-
Stappenplan
- Om de werkkostenregeling in te voeren dienen de volgende stappen te worden doorlopen: Berekenen of
de werkkostenregeling voor u nu reeds voordeliger is;
a) Inventariseren alle vergoedingen en verstrekkingen;
b) Kosten indelen naar kostensoort;
c) Loonsom bepalen.
- Bepalen keuze overgangsregeling;
- Financiële- en salarisadministratie aanpassen;
- Arbeidsvoorwaarden herzien (eventueel overleg ondernemingsraad en/of vakbonden).
U als werkgever komt vroeg of laat in aanraking met de werkkostenregeling. Indien u nog 3 jaar kiest voor de overgangsregeling krijgt u voor het eerst in 2014 te maken met de werkkostenregeling, maar wellicht is de keuze voor toepassing van de werkkosten voor u nu al voordelig. Zoals reeds aangegeven is hiervoor door ons een werkkosten scan ontwikkeld.
Indien u een werkkosten scan wilt laten maken, verzoeken wij u contact op te nemen met Drs. J.H.C. Stratman op het volgende telefoonnummer: 0413-26 85 85 of te e-mailen naar J.stratman@FoedererDFK.com. U ontvangt dan van ons een vragenformulier aan de hand waarvan u kunt bepalen of u te maken krijgt met de werkkostenregeling.
